अपने ग्राहकों के साथ स्वस्थ संबंध बनाए रखना आसान नहीं है। आज के व्यवसाय कई चैनलों (सोशल मीडिया और ईमेल सहित) में ग्राहकों तक पहुंचते हैं और उनसे जुड़ते हैं। हालांकि ऑनलाइन संचार और सहयोग प्रौद्योगिकी में निरंतर प्रगति के बावजूद, अभी तक टेलीफोन को पूरी तरह से बदलने के लिए कुछ भी नहीं है। वास्तविक समय में ग्राहकों से सीधे बात करने की क्षमता बनाए रखना, जबकि मूल्यवान मार्केटिंग और बिजनेस इंटेलिजेंस (बीआई) एकत्र करना अभी भी आवाज के माध्यम से सबसे अच्छा किया जाता है। इसलिए, किसी भी आकार के व्यवसाय के लिए आपकी बिक्री और विपणन रणनीतियों में पूरी तरह से एकीकृत एक कार्यात्मक और सुविधा से भरी टेलीफोन प्रणाली का होना बेहद महत्वपूर्ण है।

लेकिन इस अहसास के साथ भी, आपके पास कई विकल्प हैं। बड़े व्यवसायों को ऑन-प्रिमाइसेस प्राइवेट ब्रांच एक्सचेंज (पीबीएक्स) हार्डवेयर और होस्ट किए गए समाधानों के बीच चयन करने की आवश्यकता होती है, जिससे संबंधित लागतों के मुकाबले उनके संभावित लाभों (यानी, उन्नत कार्यक्षमता और कुल अनुकूलन क्षमता) का वजन होता है। छोटे से मध्यम आकार के व्यवसायों (एसएमबी) को वही विकल्प बनाने की जरूरत है, लेकिन उनकी वर्तमान जरूरतों और बजट को भी तौलना चाहिए, जो वे भविष्य में बनने की उम्मीद करते हैं क्योंकि टेलीफोनी तकनीक विकसित हो रही है और अन्य प्रकार के सॉफ़्टवेयर, विशेष रूप से क्लाउड सेवाओं के साथ एकीकृत हो रही है। , और उनमें से विशेष रूप से ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) और विपणन स्वचालन समाधान। कई लोगों के लिए, पारंपरिक पीबीएक्स प्रणाली की लागत न केवल उनके वर्तमान ऑपरेटिंग बजट की पहुंच से बाहर हो सकती है, बल्कि दीर्घकालिक अर्थ भी नहीं हो सकती है।

इसके अलावा, जब आप एक छोटा व्यवसाय शुरू कर रहे हैं या चला रहे हैं, तो आपको सफल होने के लिए अपना अधिकांश समय और प्रयास अपने मुख्य व्यवसाय में लगाना होगा। पूंजी परिव्यय और व्यवसाय के निर्माण से हटाए गए समय दोनों में, बुनियादी ढांचे की खरीद, कार्यान्वयन और प्रबंधन पर समय बर्बाद करना बेहद महंगा हो सकता है।

परंपरागत रूप से, छोटे व्यवसाय CENTREX सिस्टम जैसी किसी चीज़ का उपयोग करते हुए, बुनियादी व्यावसायिक फ़ोन की ज़रूरतों के लिए एक स्थानीय टेल्को पर निर्भर होते हैं। लेकिन आज, वे प्रणालियाँ पुरानी हो गई हैं और आधुनिक व्यवसाय की ज़रूरतों के साथ अच्छी तरह से मेल नहीं खाती हैं - विशेष रूप से उभरते रुझानों जैसे कि मोबाइल फोन, एंटरप्राइज़ सोशल नेटवर्किंग, टेक्स्टिंग, लीवरेजिंग कॉल सेंटर और कॉल क्यूइंग सॉफ़्टवेयर, या दर्जनों अन्य सुविधाओं के लिए। जो प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित कर सकता है, सहयोग को बढ़ावा दे सकता है और विकास में तेजी ला सकता है।

सौभाग्य से, होस्ट किए गए PBX समाधानों में आज कई और विकल्प उपलब्ध हैं जो SMBs के लिए एंटरप्राइज़-स्तरीय PBX की सुविधाएँ और विश्वसनीयता लाते हैं। इन समाधानों के लिए एक गाइड प्रदान करने के लिए, हमने चार प्रमुख होस्ट किए गए PBX समाधानों को एक साथ खींचा है जो कई प्रकार की विशेषताओं और प्रकारों का प्रतिनिधित्व करते हैं: Citrix ग्रासहॉपर, Fonality Hosted PBX, Microsoft Skype for Business Online, और RingCentral Office।

हमने इस राउंडअप में वीओआईपी समाधान प्रदाता नेक्स्टिवा को शामिल करने का भी प्रयास किया, लेकिन अजीब तरह से, कंपनी ने संपर्क के कई प्रयासों में से किसी का भी जवाब नहीं दिया, जो एक ऐसी कंपनी के लिए थोड़ा अधिक हैरान करने वाला था जो कि व्यावसायिक संचार में विशेषज्ञता रखती है।

बिजनेस फोन सिस्टम की आधुनिक विशेषताएं
हमने जिन चार वीओआईपी समाधानों का परीक्षण किया उनमें कई प्रकार की विशेषताएं और विकल्प शामिल हैं। कुछ, जैसे कि फोनैलिटी होस्टेड पीबीएक्स और रिंगसेंट्रल ऑफिस, बड़े व्यवसायों के लिए तैयार हैं, और उच्च-अंत उद्यम सुविधाएँ प्रदान करते हैं, लेकिन वे एसएमबी बजट में फिट होने वाली दरों की पेशकश करते हैं। अन्य, जैसे कि सिट्रिक्स ग्रासहोपर, एसएमबी बाजार के छोटे छोर की ओर बहुत अधिक तैयार हैं और आधुनिक फोन सिस्टम की मूल बातें प्रदान करते हैं-बिना किसी ऑन-प्रिमाइसेस उपकरण या यहां तक ​​​​कि निश्चित फोन लाइनों की आवश्यकता के बिना और सुविधाओं में सीमित होने के बावजूद, अत्यधिक लागत प्रभावी हैं।

इस स्थान के ऊपरी छोर पर, होस्टेड पीबीएक्स प्रदाताओं जैसे रिंगसेंट्रल ऑफिस और फोनलिटी होस्टेड पीबीएक्स को आम तौर पर कुछ ऑन-प्रिमाइसेस हार्डवेयर की आवश्यकता होगी जैसे विशिष्ट डेस्क और कॉर्डलेस वीओआईपी फोन होस्टेड पीबीएक्स सेवा के साथ काम करने के लिए पूर्व-कॉन्फ़िगर किए गए हैं। ये फ़ोन इंटरनेट पर प्रदाता से जुड़ते हैं और ठीक वैसे ही कार्य करते हैं जैसे आप एक व्यावसायिक फ़ोन की कल्पना करते हैं, लेकिन उन फ़ोनों को चलाने वाला फ़ोन सिस्टम बेसमेंट में टेल्को कोठरी के बजाय क्लाउड में स्थित होता है। इन प्रणालियों का स्वयं-सेवा प्रबंधन और कॉन्फ़िगरेशन आम तौर पर एक वेब-आधारित पोर्टल के माध्यम से होता है, और इंटरएक्टिव वॉयस रिस्पांस (आईवीआर) सिस्टम, कॉल क्यूइंग, संगीत या ऑडियो, एक्सटेंशन असाइनमेंट, और इसी तरह की व्यावसायिक क्षमताओं जैसी सुविधाओं का प्रबंधन वहां किया जाता है।

कुछ मामलों में, प्रदाता हार्डवेयर के माध्यम से ऑन-प्रिमाइसेस पब्लिक स्विच्ड टेलीफोन नेटवर्क (PSTN) कनेक्टिविटी की पेशकश करेंगे जो स्थानीय टेल्को से एनालॉग या डिजिटल फोन लाइनों से जुड़ा है और व्यावसायिक नेटवर्क से जुड़ा है। यह एक व्यवसाय को अपने होस्ट किए गए पीबीएक्स समाधान के साथ स्थानीय फोन लाइनों का उपयोग जारी रखने की अनुमति देता है और उन व्यवसायों के लिए महत्वपूर्ण लाभ हो सकता है जिन्हें स्थानीय वायर्ड लाइनों को बनाए रखने की आवश्यकता होती है।

इसके अलावा, अधिकांश (यदि सभी नहीं) प्रदाता भी कस्टम ऐप्स के साथ स्मार्टफोन एकीकरण की पेशकश करते हैं जो कार्यालय से परे फोन सिस्टम का विस्तार करते हैं। यह एकीकरण उपयोगकर्ताओं को अपने मोबाइल फोन से कॉल ट्रांसफर करने, अपने निजी फोन से कॉल करने और प्राप्त करने की अनुमति देता है (जो कि व्यवसाय से आती हुई प्रतीत होती है), और वॉयस और टेक्स्ट के माध्यम से सहकर्मियों और ग्राहकों के साथ बातचीत करते हैं।

सही इंटरनेट कनेक्शन
इनमें से अधिकांश वीओआईपी समाधानों के लिए हर उस स्थान पर स्थिर और सुसंगत इंटरनेट कनेक्टिविटी की आवश्यकता होगी जहां वायर्ड फोन का उपयोग किया जाना है। कई मामलों में, उपयुक्त बैंडविड्थ के साथ मानक व्यवसाय-श्रेणी की इंटरनेट सेवा पर्याप्त होगी, हालांकि व्यवसाय-श्रेणी के इंटरनेट राउटर पर सेवा की गुणवत्ता (क्यूओएस) कॉन्फ़िगरेशन का उपयोग अन्य इंटरनेट ट्रैफ़िक पर ध्वनि ट्रैफ़िक को प्राथमिकता देने के लिए आवश्यक हो सकता है ताकि अच्छा बनाए रखा जा सके। कॉल गुणवत्ता। कुछ होस्ट किए गए PBX प्रदाता मौजूदा ग्राहक हार्डवेयर पर इस प्रकार के कॉन्फ़िगरेशन के साथ सहायता प्रदान करते हैं, यह मानते हुए कि हार्डवेयर QoS कॉन्फ़िगरेशन का समर्थन कर सकता है। अन्य प्रदाता व्यवसाय को स्थापित करने के लिए उचित QoS कॉन्फ़िगरेशन के साथ नेटवर्क हार्डवेयर का एक विशिष्ट टुकड़ा बेचेंगे जो यह सुनिश्चित करेगा कि कॉल गुणवत्ता को प्राथमिकता दी जाए।

किसी भी तरह से, वीओआईपी सेवा के साथ होस्ट किए गए पीबीएक्स की गुणवत्ता और कार्यक्षमता व्यावसायिक स्थान पर इंटरनेट सेवा जितनी ही अच्छी होगी। यदि यह सेवा पर्याप्त नहीं है, तो एक वीओआईपी समाधान संभव नहीं हो सकता है। कुछ होस्ट किए गए PBX प्रदाता समर्पित सर्किट प्रदान करते हैं जिन्हें व्यवसाय को सीधे प्रदाता से जोड़ने के लिए स्थापित किया जा सकता है लेकिन वे आम तौर पर काफी महंगे होते हैं। सौभाग्य से, इंटरनेट से जुड़े फोन की आवश्यकता के बिना होस्टेड पीबीएक्स समाधानों का उपयोग करने के अन्य तरीके हैं।

कुछ प्रदाता, जैसे कि सिट्रिक्स ग्रासहॉपर, एक ऐसा समाधान पेश करते हैं जो वीओआईपी का बिल्कुल भी उपयोग नहीं करता है। वे अनिवार्य रूप से केवल साधारण पीबीएक्स हैं जो मौजूदा फोन लाइनों को एक्सटेंशन मानते हैं और इस तरह रूट कॉल करते हैं। उदाहरण के लिए, आपके पास एक मुख्य नंबर हो सकता है जो आईवीआर सिस्टम में कॉल करने वालों को डिलीवर करता है और, जब कॉलर एक एक्सटेंशन डायल करता है या 'सेल्स' या 'सपोर्ट' जैसे गंतव्य का चयन करता है, तो होस्टेड पीबीएक्स एक मौजूदा लैंडलाइन या मोबाइल नंबर पर कॉल करता है और कनेक्ट करता है। दो कॉल। कॉल करने वाले इस बात से अनजान हैं कि वे एक पूरी तरह से अलग फोन नंबर से जुड़े हैं, क्योंकि सिस्टम दिखता है और कॉल फॉरवर्डिंग, ट्रांसफर, होल्ड म्यूजिक, आईवीआर आदि के साथ इन-हाउस पीबीएक्स की तरह काम करता है।

इस मामले में एक्सटेंशन प्लेन ओल्ड टेलीफोन सिस्टम (POTS) लाइन, मोबाइल फोन, या यहां तक ​​कि किसी भिन्न प्रदाता के माध्यम से वीओआईपी फोन हो सकते हैं; सभी होस्ट किए गए PBX इस बात की परवाह करते हैं कि, जब एक निश्चित एक्सटेंशन का चयन किया जाता है, तो उस एक्सटेंशन को निर्दिष्ट फ़ोन नंबर पर कॉल किया जाता है। यह बुनियादी लगता है लेकिन यह एक आजमाई हुई और सच्ची तकनीक है जो किसी भी आकार और बजट के व्यवसायों को ऐसा बना सकती है जैसे कि वे एंटरप्राइज़-ग्रेड फ़ोन सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हों - बिना भारी शुल्क वाले PBX ​​समाधान या समर्पित डेस्कटॉप फ़ोन हार्डवेयर में निवेश करने की आवश्यकता के बिना।

इस तरह की प्रणाली के साथ आउटबाउंड कॉल करना आम तौर पर पहले आउटबाउंड कॉलिंग के लिए प्रदाता के साथ एक विशिष्ट फोन पंजीकृत करके किया जाता है, और फिर एक विशिष्ट नंबर डायल करके वांछित नंबर पर आउटबाउंड कॉल करने के लिए किया जाता है। आउटबाउंड कॉल करने के लिए प्रदाता ऐप वाले स्मार्टफोन का उपयोग करके इस विधि को और अधिक सरल बना दिया गया है।

विस्तारित कार्यक्षमता की तलाश करें
कुछ होस्ट किए गए PBX प्रदाता, जैसे कि Fonality, कॉल सेंटर सुविधाओं जैसी विस्तारित सेवाएं भी प्रदान करते हैं जिनका उपयोग जटिल और जटिल कॉल रूटिंग और कॉल प्रबंधन परिदृश्यों को महत्वपूर्ण कतारों के लिए डिज़ाइन करने के लिए किया जा सकता है जैसे कि व्यापक कतार के साथ बिक्री और समर्थन और समय-समय पर उत्तर सेवा स्तर समझौता (एसएलए) निगरानी और रिपोर्टिंग क्षमताओं। कुछ लोग वॉयस मेल ट्रांसक्रिप्शन, फैक्स सेवाएं और अन्य संचार एकीकरण भी प्रदान करते हैं जैसे कि पीबीएक्स के साथ ग्राहक संबंध प्रबंधन (सीआरएम) एप्लिकेशन को एकीकृत करने की क्षमता, एक-क्लिक आउटबाउंड कॉलिंग और ग्राहक रिकॉर्ड या अन्य जानकारी की पुनर्प्राप्ति को सक्षम करने के लिए जब कोई कॉल आता है। प्रणाली।

किसी भी चीज़ के बारे में जिसे आप एक फ़ोन सिस्टम से ज़रूरत वाले व्यवसाय की कल्पना कर सकते हैं, एक होस्ट किए गए PBX समाधान द्वारा वितरित किया जा सकता है - और आम तौर पर अपने स्वयं के ऑन-प्रिमाइसेस PBX को खरीदने और बनाए रखने की तुलना में सस्ती कीमत पर। यह आपके व्यवसाय के लिए सही समाधान चुनने की बात है।

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