यदि आप आउटलुक 2010 को साफ और तेज चलाना चाहते हैं, तो एक तरीका ऑटोआर्काइव फीचर को सेट करना है। आज हम आपको आउटलुक 2010 में फीचर को कॉन्फ़िगर और प्रबंधित करने का तरीका दिखाते हैं।

AutoArchive का उपयोग करने से आप पुराने आइटम को अपनी हार्ड ड्राइव पर किसी अन्य स्थान पर ले जाकर अपने मेलबॉक्स या ईमेल सर्वर पर स्थान प्रबंधित कर सकते हैं।

ऑटो संग्रह को सक्षम और कॉन्फ़िगर करें

आउटलुक 2010 में ऑटो आर्काइव डिफ़ॉल्ट रूप से सक्षम नहीं है। इसे चालू करने के लिए, बैकस्टेज व्यू तक पहुंचने के लिए फ़ाइल टैब पर क्लिक करें, फिर विकल्प पर क्लिक करें।

आउटलुक विकल्प विंडो खुलती है फिर उन्नत पर क्लिक करें और फिर ऑटोआर्काइव सेटिंग्स बटन पर क्लिक करें।

स्वत: संग्रह विंडो खुलती है और आप देखेंगे कि सब कुछ धूसर हो गया है। प्रत्येक ऑटोआर्काइव चलाएँ के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें…

नोट: यदि आप स्थायी रूप से पुराने आइटम हटाएं विकल्प चुनते हैं, तो मेल संग्रहीत नहीं किए जाएंगे।

अब आप यह सेटिंग चुन सकते हैं कि आप स्वतः संग्रह सुविधा को कैसे प्रबंधित करना चाहते हैं। चुनें कि आप इसे कितनी बार चलाना चाहते हैं, सुविधा के चलने से पहले संकेत दें, आइटम को कहाँ ले जाना है, और अन्य कार्रवाइयाँ जो आप प्रक्रिया के दौरान करना चाहते हैं। अपना चयन करने के बाद ठीक क्लिक करें।

व्यक्तिगत फ़ोल्डरों को मैन्युअल रूप से कॉन्फ़िगर करें

संग्रहीत किए गए अलग-अलग फ़ोल्डरों पर अधिक नियंत्रण के लिए, फ़ोल्डर पर राइट-क्लिक करें और गुण पर क्लिक करें।

AutoArchive टैब पर क्लिक करें और उस फोल्डर के लिए आप जिन सेटिंग्स को बदलना चाहते हैं उन्हें चुनें। उदाहरण के लिए, हो सकता है कि आप किसी निश्चित फ़ोल्डर को संग्रहित न करना चाहें या संग्रहीत डेटा को किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जाना चाहें।

यदि आप किसी आइटम को मैनुअली आर्काइव और बैकअप करना चाहते हैं, तो फाइल टैब, क्लीनअप टूल्स, फिर आर्काइव पर क्लिक करें।

इस फोल्डर और सभी सबफोल्डर्स को आर्काइव करें के आगे रेडियो बटन पर क्लिक करें। उस फ़ोल्डर का चयन करें जिसे आप संग्रह करना चाहते हैं। इस उदाहरण में हम इस फ़ोल्डर को अपने स्वयं के एक विशिष्ट स्थान पर संग्रहीत करना चाहते हैं।

.pst फ़ाइलें आपके दस्तावेज़ फ़ोल्डर में सहेजी जाती हैं और यदि आपको बाद में उन्हें एक्सेस करने की आवश्यकता हो तो आप कर सकते हैं।

AutoArchive सेटअप करने के बाद आप संग्रहीत फ़ाइलों में आइटम ढूंढ सकते हैं। नेविगेशन फलक में सूची में संग्रह फ़ोल्डर का विस्तार करें। फिर आप अपने संदेशों को देख और एक्सेस कर सकते हैं।

आप फ़ाइल टैब ओपन और फिर आउटलुक डेटा फ़ाइल खोलें पर क्लिक करके भी उन्हें एक्सेस कर सकते हैं।

फिर आप उस संग्रहीत फ़ाइल को ब्राउज़ कर सकते हैं जिसे आप खोलना चाहते हैं।

पुराने ईमेल को संग्रहित करना एक अच्छा मेलबॉक्स को साफ रखने में मदद करने, अपने आउटलुक अनुभव को तेज करने में मदद करने और ईमेल सर्वर पर जगह बचाने का एक अच्छा तरीका है। दूसरी अच्छी बात यह है कि आप अपनी ईमेल आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अपने ईमेल संग्रह और विशिष्ट फ़ोल्डरों को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं।

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